Checkliste vor der Veranstaltung: Was Sie auf keinen Fall vergessen dürfen

Selbst die am besten geplante Veranstaltung kann an einem einzigen vergessenen Detail scheitern. Deshalb haben wir eine praktische Checkliste zusammengestellt, die wir bei EventPixel selbst vor jeder Veranstaltung nutzen — gegliedert danach, wann die einzelnen Punkte geprüft werden sollten.

Einen Monat vor der Veranstaltung

• Bestätigte Reservierung der Location und aller wichtigen Lieferanten
• Definierter Ablaufplan der Veranstaltung (Run of Show)
• Versendete Einladungen / gestartete Registrierung
• Vereinbartes Budget und geleistete Anzahlung an Lieferanten
• Geplante Technik (Beschallung, Beleuchtung, gegebenenfalls LED-Wand oder Projektion)

Zwei Wochen vor der Veranstaltung

• Finale Gästezahl an das Catering übermittelt
• Liste der Allergene und speziellen Diäten der Gäste
• Bestätigtes Skript und Moderator, falls Teil des Programms
• Vorbereitete Werbematerialien und Raumbeschilderung
• Geprüfte Parkmöglichkeiten und Informationen für die Gäste

Eine Woche vor der Veranstaltung

• Finale Kontrolle der technischen Lösung (Test von Beschallung, Licht, Stream)
• Bestätigter Zeitplan für die Ankunft der Lieferanten am Veranstaltungstag
• Bestimmter verantwortlicher Koordinator für den großen Tag
• Vorbereiteter Notfallplan (Wetter, Ersatzausrüstung)
• Versendete Erinnerungs-E-Mails an die Gäste

Am Tag der Veranstaltung

• Frühzeitige Ankunft des Produktionsteams für Aufbau und Tests
• Technikkontrolle direkt vor Ort (Ton, Licht, Mikrofone)
• Geprüftes Catering — Menge, Temperatur der Speisen, Allergenkennzeichnung
• Briefing von Personal und Hostessen vor Ankunft der Gäste
• Ein fester Ansprechpartner für operative Fragen

Nach der Veranstaltung

• Sammeln von Feedback von Gästen und Team
• Auswertung anhand der ursprünglich gesetzten Ziele
• Dank an Gäste und Partner der Veranstaltung
• Internes Team-Debriefing — was beim nächsten Mal verbessert werden kann

Diese Checkliste ist keine universelle Liste, die exakt auf jede Veranstaltung passt — aber sie ist eine verlässliche Grundlage, die Sie an Format und Größe Ihrer Veranstaltung anpassen können.

Bonus: Checkliste für Online- oder Hybrid-Veranstaltungen

• Getestete Internetverbindung und Backup-Verbindung (mobiler Hotspot)
• Mindestens einen Tag vorher getestete Streaming-Plattform und Kameras
• Bestimmter Moderator für Online-Chat und Zuschauerfragen
• Vorbereitete Aufzeichnung der Veranstaltung zur späteren Weitergabe

Hybride Veranstaltungen erfordern praktisch den doppelten Vorbereitungsaufwand — Sie müssen sowohl an das Erlebnis für die Gäste vor Ort als auch für jene denken, die online zuschauen. Es lohnt sich daher, für den Online-Teil eine eigene Person einzusetzen, unabhängig vom Koordinator vor Ort.

Wer die Checkliste verantworten sollte

Wir empfehlen, dass eine konkrete Person — der Veranstaltungskoordinator — die Checkliste verantwortet, statt sie ohne klare Zuständigkeit auf mehrere Personen zu verteilen. Ein gemeinsames Dokument mit Terminen und verantwortlichen Personen für jeden Punkt senkt das Risiko, dass etwas vergessen wird, deutlich.