Ochrona danych osobowych
Twoją prywatność traktujemy poważnie. Niniejszy dokument wyjaśnia, jakie dane osobowe o Tobie przetwarzamy, dlaczego, jak długo oraz jakie masz w tym zakresie prawa zgodnie z rozporządzeniem RODO (rozporządzenie UE 2016/679) oraz ustawą nr 18/2018 Dz. U. o ochronie danych osobowych.
1. Kto jest administratorem
Administratorem, który określa cel i środki przetwarzania Twoich danych osobowych, jest VitaCore s. r. o., z siedzibą Matúšova 8027/54, 811 04 Bratysława – Stare Miasto, IČO: 56 093 667, DIČ: 2122201774, zarejestrowana w Rejestrze Handlowym Sądu Miejskiego Bratysława III, dział Sro, wpis nr 176563/B (dalej „my” lub „EventPixel”). W sprawach ochrony danych osobowych możesz się z nami skontaktować pod adresem hanka@eventpixel.eu, miro@eventpixel.eu lub poprzez formularz kontaktowy.
2. Jakie dane przetwarzamy i w jakim celu
a) Zapytanie poprzez formularz kontaktowy lub formularz na stronie usługi
Przetwarzamy imię i nazwisko, e‑mail, telefon oraz treść Twojej wiadomości. Cel: obsłużenie Twojego zapytania i przygotowanie oferty cenowej. Podstawa prawna: podjęcie działań przed zawarciem umowy na Twoją prośbę (art. 6 ust. 1 lit. b) RODO).
b) Realizacja wydarzenia dla klienta (goście, listy gości, zaproszenia)
Jeśli nasz klient zamówi organizację wydarzenia, przetwarzamy imię i nazwisko, e‑mail i/lub telefon gości wydarzenia — w celu przygotowania list gości, wydrukowanych list przy wejściu oraz wysyłki zaproszeń. Podstawa prawna: uzasadniony interes klienta i EventPixel w zapewnieniu płynnego przebiegu wydarzenia (art. 6 ust. 1 lit. f) RODO), ewentualnie wykonanie umowy z klientem.
c) Aplikacje influencerów i twórców treści (creator applications)
Przetwarzamy imię i nazwisko, dane kontaktowe, linki do mediów społecznościowych oraz portfolio, które podasz w aplikacji. Cel: ocena przydatności współpracy. Podstawa prawna: negocjacje przedumowne na Twoją prośbę (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).
d) Użytkownicy portalu klienta
Jeśli Twoja firma współpracuje z nami długoterminowo, przetwarzamy imię i nazwisko, służbowy e‑mail, telefon oraz nazwę firmy osoby kontaktowej w celu zarządzania projektem, komunikacji i fakturowania. Podstawa prawna: wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).
e) Dokumentacja umowna (umowy, NDA, zgody, umowy najmu)
W niektórych projektach generujemy dokumenty zawierające dane osobowe stron umowy (np. imię i nazwisko, adres, dane kontaktowe). Cel: prawne zabezpieczenie współpracy. Podstawa prawna: wykonanie umowy, ewentualnie zgoda osoby, której dane dotyczą, przy zgodach RODO.
f) Dane fakturowe i księgowe
Dane fakturowe przetwarzamy w celach księgowych. Podstawa prawna: wypełnienie obowiązku ustawowego (np. ustawa z dnia 6 września 2002 r. o rachunkowości, ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług).
g) Fotografie i wideo z wydarzeń
Jeśli w ramach zamówionej usługi znajduje się dokumentacja foto/wideo wydarzenia, materiały z wizerunkiem osób obecnych na wydarzeniu przetwarzamy na podstawie instrukcji i zgody klienta, który organizuje wydarzenie; jeśli chcielibyśmy wykorzystać takie materiały również w własnej prezentacji/marketingu EventPixel, wymaga to odrębnej zgody.
3. Jak długo przechowujemy dane
- Zapytania i nierozrealizowane oferty: maksymalnie 12 miesięcy od ostatniego kontaktu, o ile nie zażądasz wcześniejszego usunięcia.
- Dokumentacja umowna i fakturowa: przez okres wymagany przepisami (zazwyczaj 10 lat od zakończenia okresu podatkowego, którego dotyczy, zgodnie z ustawą o rachunkowości i o podatku od towarów i usług (VAT)).
- Dane związane z konkretnym wydarzeniem (goście, zaproszenia): przez okres trwania stosunku umownego z klientem oraz niezbędny czas po jego zakończeniu w celu ewentualnych reklamacji lub sporów.
- Aplikacje influencerów/twórców treści, które nie doprowadzą do współpracy: maksymalnie 12 miesięcy od złożenia aplikacji.
4. Komu udostępniamy dane
Twoje dane osobowe nie udostępniamy osobom trzecim w celach marketingowych i nie sprzedajemy ich. Dostęp do danych mają tylko upoważnieni członkowie naszego zespołu w zakresie niezbędnym do realizacji wymienionych celów. Strona oraz komunikacja e-mailowa działają na serwerach hostingowych Websupport w Unii Europejskiej — nie przekazujemy Twoich danych do krajów spoza UE/EOG.
5. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji
Nie dokonujemy zautomatyzowanego indywidualnego podejmowania decyzji ani profilowania w rozumieniu art. 22 RODO.
6. Pliki cookie
Szczegóły dotyczące plików cookie, które używamy na stronie, znajdziesz w odrębnym dokumencie Cookies.
7. Prawa użytkownika
W związku z przetwarzaniem Państwa danych osobowych mają Państwo prawo:
- do dostępu do swoich danych osobowych,
- do sprostowania nieprawidłowych lub niekompletnych danych,
- do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym"),
- do ograniczenia przetwarzania,
- do przenoszenia danych,
- sprzeciwiać się przetwarzaniu na podstawie uzasadnionego interesu,
- w każdej chwili odwołać udzieloną zgodę, jeśli przetwarzanie opiera się na zgodzie, bez wpływu na legalność przetwarzania przed jej odwołaniem,
- złożyć skargę do Urzędu Ochrony Danych Osobowych Republiki Słowackiej, z siedzibą Hraničná 12, 820 07 Bratislava 27, jeśli uważasz, że przetwarzanie twoich danych narusza RODO.
Wymienione prawa możesz realizować pod adresem hanka@eventpixel.eu, miro@eventpixel.eu lub poprzez formularz kontaktowy.
8. Zabezpieczenie danych
Wdrożyliśmy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne w celu ochrony Twoich danych osobowych przed nieuprawnionym dostępem, utratą lub nadużyciem, adekwatne do charakteru i zakresu przetwarzanych danych.
9. Zmiany tego dokumentu
Niniejsze zasady możemy okresowo aktualizować, na przykład przy zmianie zakresu naszych usług. Aktualna wersja jest zawsze publikowana na tej stronie wraz z datą ostatniej aktualizacji.